Ak chcete osloviť konkrétnu osobu, je potrebné prijať vhodné opatrenia, aby váš list bol správne prečítaný a interpretovaný. Musíte brať na vedomie, že pri písaní e-mailu nemôžete používať neverbálnu komunikáciu, ako je prízvuk, dôraz, gestikulácia.
E-maily v súčasnej dobe predstavujú obrovskú zásobáreň komunikácie medzi ľuďmi. Prečítajte si tieto rady, pomôžu vám vykonávať elektronickú komunikáciu majstrovsky, že aj ten zaneprázdnenejší človek vám odpovie na vašu správu, a pamätajte si ich.
Ako napísať e-mail
- Nič zbytočné
V biznise existuje termín „prezentácia vo výťahu“. Opisuje situáciu, kedy sa majiteľ náhodou stretne s investormi vo výťahu, á veľmi málo času, aby vysvetlil všetko, čo chce povedať, výstižne a stručne, pretože, keď výťah zastaví, investor odíde. Preto, keď píšete, zamerajte sa len na to najdôležitejšie.
- Jasný cieľ
Buďte zdvorilí a ohľaduplní, ale snažte sa čo najrýchlejšie prejsť k jadru vášho listu. Aby adresát hneď pochopil, čo potrebujete.
- Ponúknite výhodu
Svet sa netočí len okolo vás. Pre adresáta sú v prvom rade dôležité jeho záujmy. Ak niečo potrebujete, povedzte o tom, ale nezabudnite pripomenúť, že sa za to nejako odmeníte. Zaneprázdnení ľudia sú niekedy ochotní pomôcť zadarmo, ale ak im niečo ponúknete, zvýši to vaše šance.
Source: startupstockphotos.com
- Formát listu
Využívajte formátovanie, robte odseky. Váš list zaujme skôr, ako jeden celý súvislý text. Pamätajte na to.
- Používajte čísla
Odpovedať na štruktúrovaný list je oveľa jednoduchšie. Ak použijete svoje pripomienky v bodoch, tým ľahšie sa bude adresátovi odpovedať a tým máte väčšie šance na odpoveď.
- Odoslať znova
Aj ja používam tento trik. Ak ste nedostali odpoveď, pošlite list opäť. Nič do neho nevpisujte, ani sa nepýtajte, či ten predošlý prišiel. Jednoducho pošlite ten istý ešte raz.
- Neposielajte tlačové správy
Nie je nutné, aby ste k listu prikladali aj svoj projekt. Počkajte na odpoveď a až potom doplňte potrebnú dokumentáciu.
- Otázky zadávajte postupne
Rozdeľte svoje otázky na niekoľko častí – najlepšie na niekoľko e-mailov. Pýtajte sa postupne, vyčkajte na odpoveď, a potom pošlite ďalšiu. Tak ukážete človeku, že si vážite jeho čas a ochotne vám odpovie.
- Žiadny žargón
Vyhnite sa špeciálnym slovám, ktorým adresát nemusí rozumieť. Navyše tieto slová môžu odradiť adresáta od konverzácie s vami.
- Buďte zábavným
Pristupujte k písaniu listov tvorivo, s humorom. Ak list bude pre príjemcu zaujímavým a zábavným, zvýši to tvoje šance.
Nech vaše listy nikdy nezostanú bez odpovede! Tento článok vám pomôže k dosiahnutiu požadovaných výsledkov a upútať pozornosť príjemcu správy.
zdroj: takprosto.cc